Une entreprise peut déménager pour différentes raisons. Le déménagement professionnel, comme le déménagement pour les particuliers, s’accompagne de nombreuses contraintes sachant que cela a pour conséquence de multiples changements. Afin que tout se passe bien, il est important de savoir comment s’y prendre. Cet article vous propose des informations utiles sur le déménagement professionnel.
La recherche de locaux
Avant de déménager, il faut déjà commencer à trouver de nouveaux locaux pour abriter l’entreprise. Il convient d’ailleurs de veiller à ce que les nouveaux locaux choisis soient parfaitement adaptés à l’entreprise et ses besoins. La qualité et la quantité sont deux choses essentielles dont il faudra voir de près en ce qui concerne les nouveaux locaux. Ils doivent permettre d’abriter l’entreprise, d’accueillir tout le personnel tout en leur garantissant le confort dont ils ont besoin pour travailler. Des professionnels peuvent vous aider à trouver des locaux adaptés à votre entreprise : un accompagnateur d’entreprise en matière de domiciliation ou bien évidemment des agences spécialisées dans l’immobilier.
Tenir tous les collaborateurs informés de la situation
Informer les employées ou collaborateurs est une étape cruciale dans le cadre d’un déménagement professionnel. Pourquoi c’est important ? Tout simplement parce que le déménagement professionnel peut générer des réactions au sein de la société, notamment au niveau des collaborateurs. Cette situation peut conduire d’ailleurs à des divisions ou des tensions. Si certains employés réagissent bien à la nouvelle, d’autres ont des réactions négatives. Il convient de privilégier le dialogue afin de réduire au maximum les tensions et les réactions négatives. Tout le monde doit être écouté afin de connaitre tous les soucis et contraintes liés au déménagement professionnel. Par la suite, ce sera plus facile de gérer les divisions causées par le changement de situation.
L’organisation du déménagement professionnel
Comment procéder ? Pour déménager, il faut passer par certaines étapes. La première étape consiste à remplir toutes les formalités administratives nécessaires dans le cadre du déménagement professionnel. Ainsi, il faut remplir toutes les formalités auprès de votre assureur et de votre fournisseur d’énergie par exemple. Ils doivent être informés de votre déménagement et vous devez préciser si vous comptez rompre les contrats avec eux ou continuer. La prochaine étape relève de la logistique puisque vous devez prévoir un véhicule adapté au déménagement et les coûts relatifs au déplacement de tous vos matériels. Il est vivement conseillé d’utiliser un cahier de charges pour que le déménagement se passe correctement. Ce cahier de charge permet, en effet, de faire un inventaire de toutes les tâches qu’il faut réaliser dans le cadre du déplacement professionnel.
A propos du bail
Lorsque vous avez occupé vos locaux actuels, vous avez bien évidemment souscrit un bail, de ce fait, il vous faut poser un préavis et respecter toutes les conditions relatives à celui-ci. Le préavis de départ doit être déposé :
- Soit par lettre recommandée
- Soit par un acte émanant de l’huissier
Pour information, un préavis est d’une durée de 6 mois et il ne peut être déposé dans les 6 mois suivant la souscription du bail.
Mettre à jour tous les documents officiels comportant l’ancienne adresse
Votre adresse officielle a été affichée sur tous vos documents officiels à savoir les devis, les contrats, les cartes de visites, les factures, les courriers, etc. Lorsque vous obtenez votre nouvelle adresse après le déménagement professionnel, veillez à ce que tous les documents officiels soient modifiés. Le site Internet de la société doit d’ailleurs subir la même mise à jour. Il vous faut aussi informer tous vos interlocuteurs de votre changement d’adresse afin qu’ils puissent toujours vous joindre en cas de besoin. En principe, quand vous changez d’adresse, vous changez de siège social. De ce fait, il faut en informer également la CFE auquel vous êtes rattaché : l’immatriculation de l’entreprise doit être mise à jour, tout comme son Kbis. L’Urssaf et les organismes d’allocation de retraire, ainsi que les assurances doivent aussi être informés de votre déménagement professionnel.
